Handleiding RIC-mail

Hoe werkt dat nou, met die e-mailadressen binnen RIC?

Dit verhaal is voor jou als je iets binnen RIC doet waarvoor je namens RIC moet kunnen e-mailen. De setup aan de RIC-kant doen de webmasters voor je, jijzelf moet een paar keuzes maken en je eigen mailprogramma instellen (maar ook daar kunnen ze wel bij helpen).

De eerste stap is altijd dat je een persoonlijk e-mailadres krijgt. De webmasters vragen jou om je eigen e-mailadres en zorgen ervoor dat mail aan je persoonlijke adres naar jou wordt doorgestuurd. Dus mail aan katrienduck@ricamsterdam.nl wordt doorgestuurd naar katrientje1931@duckstadmail.com.

De tweede stap is het adres van je functie. Bijvoorbeeld wedstrijd@ricamsterdam.nl en bar@ricamsterdam.nl. Als je zo’n adres nodig hebt en het bestaat nog niet, kun je dat met de webmasters overleggen. Maar in de meeste gevallen zul je een bestaand adres krijgen.

Er zijn drie soorten adressen: forwards, mailboxen en mailinglijsten. Elk adres kan elke soort zijn – jij kunt kiezen wat je wil. Dit zijn de verschillen:

Forward

  • Je functie-adres wordt doorgestuurd naar je persoonlijke RIC-adres (dat al op je persoonlijke mailadres binnenkomt).
  • Mail aan je functie-adres komt dus niet op een RIC-server te staan (dat scheelt RIC serverruimte).
  • Je stelt je eigen mailprogramma (of dat nou Outlook is, Apple Mail, of iets anders) zo in dat je ook mail vanaf je functie-adres kunt versturen.
  • Je zorgt zelf met labels of mapjes dat je alle RIC-mail bij elkaar hebt (of niet, zelf weten).

Mailbox

  • Je functie-adres wordt doorgestuurd naar je persoonlijke RIC-adres.
  • Je persoonlijke adres wordt een aparte mailbox.
  • Op deze mailbox kun je inloggen via webmail (op webmail.ricamsterdam.nl) maar je kunt ook je eigen e-mailprogramma gebruiken.
  • Als je één mailbox met meerdere mensen beheert, dan kun je in uitzonderlijke gevallen een mailbox krijgen op je functie-adres. Dan heb je altijd overzicht over wat anderen doen.
  • Als je je RIC-mail via Gmail wilt ontvangen heb je speciale instellingen nodig. Je krijgt dan ook een RIC-mailbox, maar die beheer je volledig via de Gmail-client.

Mailinglijst

  • Een mailinglijst is voor discussies met besloten groepen mensen. Bijvoorbeeld webcommissie@ricamsterdam.nl.
  • Wanneer een mail naar een mailinglijst wordt gestuurd, komt die bij alle leden van de groep binnen, en alleen leden van de groep mogen mail versturen naar de mailinglijst (anderen krijgen hun mail onbestelbaar retour).
  • Een mailinglijst kan geen afzender zijn en is dus niet geschikt voor communicatie buiten RIC.

Vaak gestelde vragen

Mijn commissie heeft een kluwen aan mailadressen en groepen, hoe zit het nou precies in elkaar?
Vraag het de webmaster!

Moet ik dat persoonlijke adres ook gebruiken?
Nee, dat hoeft niet. Je kunt (en mag) natuurlijk wel mail vanuit je persoonlijke mailadres versturen.

Waarom is zo’n persoonlijk adres dan nodig?
1. Het is handiger voor de webmasters. Zij hoeven dan niet steeds op te zoeken wie er achter grappige_giraffe@hotmail.com zit. En als je ooit een anders mailadres wil gaan gebruiken, hoeven ze dat ook maar op één plaats aan te passen
2. Als je de webmail van @ricamsterdam.nl gebruikt is dit persoonlijke e-mailadres je login.
3. Leden van de Dolpen-redactie gebruiken hun persoonlijke e-mailadres ook om in te loggen op het box.com, dat gebruikt wordt voor bestandsuitwisseling.

Iedereen weet dat ik de wc-brillen regel, mensen kunnen mij toch ook gewoon op mijn eigen adres mailen?
Voor nu kan dat best werken. Maar als je ooit de wc-brillentaak overdraagt aan iemand anders is het wel fijn als alle e-mail op de juiste plek blijft aankomen. Dat is handig voor die ander en ook voor jezelf (anders word je tot in lengte van dagen gemaild over iets wat je allang niet meer doet). Dus gebruik toch liever wcbrillen@ricamsterdam.nl.

Ik kan toch ook feestcommissie-ric@gmail.com  aanmaken?
Het is een stuk overzichtelijker als alle binnen RIC gebruikte e-mailadressen op één plek terug te vinden zijn – bij de webmasters bijvoorbeeld. Bovendien staat een @ricamsterdam-adres professioneler en dus betrouwbaarder.

Ja maar, ik gebruik altijd Gmail – dat vind ik veel handiger.
Je kunt ook in Gmail mail ontvangen en versturen op een @ricamsterdam.nl-adres.

Hoe krijg ik dit bij Gmail werkend?
Voor Gmail heb je een mailbox nodig (het werkt niet met een forward). Als je die hebt stel je het als volgt in.

  1. Ga naar Gmail. Selecteer het tandwieltje rechtsboven en kies ‘See all settings’
  2. Ga naar het tabje ‘accounts en import’
  3. Klik op ‘add a mail account’
  4. Vul het popup-venster in met de volgende gegevens:
    • Username: je persoonlijke e-mailadres (bijvoorbeeld: katrien@ricamsterdam.nl)
    • Password: het password van je mailbox (dat stond in de mail van de webmaster>
    • POP Server: imap.st2x.net
    • Port: 995
    • Vink ‘Always use SSL when retrieving mail’ aan
    • Optioneel: label alle mail die via deze mailaccount binnenkomt met een label naar keuze.
    • Klik “Next”

  5. Volgende stap: kies ‘Yes I want to be able to send mail as …’
  6. In de stap daarna: vink ‘Treat as an alias’ aan. De naam mag je zelf kiezen.
  7. Nu moet je de SMTP-server opgeven:
    • SMTP Server: smtp.st2x.net
    • Port: 587
    • Username: je persoonlijke e-mailadres
    • Password: het password van je mailbox
    • Vink ‘Secured connection using TLS’ aan
    • Klik “Add Account”

  8. Tot slot kom je op een verificatiescherm. Wacht tot je de bevestigingsmail ontvangt en klik op de link of voer de bevestigingscode uit het bericht in.
  9. Eventueel kun je je functie-adres(sen) ook toevoegen als alias via de link ‘Add another email address’. De gegevens voor de SMTP-server zijn precies hetzelfde. (Je username voor je functie-adres (roze-strikken@ricamsterdam.nl) is dus je persoonlijke adres (katrien@ricamsterdam.nl)!)
« Index